Las facturas electrónicas deben ser almacenadas en formato digital y mantenidas disponibles para consultas y auditorías. Muchas empresas optan por almacenar sus facturas en la nube, lo que ofrece una solución segura y accesible. Es importante asegurarse de que el sistema de almacenamiento cumpla con los requisitos de la SUNAT y garantice la integridad y disponibilidad de los documentos.

Entre los beneficios de emitir facturas electrónicas tenemos:

• Ahorro tiempo tus facturas de forma automática
• Mayor tranquilidad al cumplir fácil con la SUNAT
• Eficiencia en procesos al reducir errores humanos
• Ahorro de dinero al reducir costos de impresión y almacenamiento

La facturación electrónica sirve para sustentar y validar las transacciones comerciales que se generan entre empresas y clientes. Además, gracias a la digitalización de comprobantes, con este tipo de facturación puedes simplificar procesos y reducir costos asociados a la emisión y almacenamiento de facturas en papel.

Para elegir un Sistema de Facturación Electrónica primero debes validar que sea un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) y Operador de Servicios Electrónicos (OSE), de esta manera tus facturas serán válidas ante la SUNAT. (También puedes elegir un sistema que esté asociado a un PSE y OSE, la dinámica sería la misma) Posterior a ello, deberás analizar variables como: experiencia, reputación, facilidad de uso, protección de datos, soporte técnico, escalabilidad, actualización y precios.

No emitir factura electrónica estando obligado conlleva multas que van desde pagar el 50% de una UIT (para la primera ocasión) hasta el cierre definitivo del negocio si se comete en más de una ocasión

La principal diferencia entre una boleta y factura electrónica radica en su utilidad, mientras que la primera no tiene derecho para sustentar tributariamente costos y gastos, con la segunda sí puedes acreditarlos para efectos tributarios relacionados al Impuesto a la Renta

Al elegir un proveedor de facturación electrónica, es importante considerar los siguientes aspectos:

• Autorización por la SUNAT: Asegúrate de que el proveedor esté autorizado por la SUNAT para emitir comprobantes electrónicos.
• Compatibilidad: Verifica que el sistema sea compatible con tus necesidades y otros sistemas que utilices en tu empresa.
• Soporte técnico: El proveedor debe ofrecer soporte técnico para resolver cualquier problema que pueda surgir.
• Seguridad: Asegúrate de que el sistema cuente con medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de tu empresa.
• Costo: Evalúa los costos asociados con la implementación y el uso del sistema.

Para implementar la facturación electrónica, las empresas deben seguir estos pasos:

1. Obtener el RUC y la Clave SOL: Estos son los identificadores fiscales necesarios para operar dentro del sistema de la SUNAT.
2. Seleccionar un proveedor de facturación electrónica: Es importante elegir un proveedor que esté autorizado por la SUNAT y que ofrezca un sistema compatible con las necesidades de tu negocio.
3. Configurar el sistema de facturación: El proveedor configurará el sistema para que cumpla con los requisitos técnicos y legales.
4. Capacitar al personal: Asegurar que el equipo de trabajo esté capacitado para utilizar el nuevo sistema de facturación electrónica.
5. Empezar a emitir comprobantes electrónicos: Una vez que el sistema esté configurado y el personal capacitado, se puede comenzar a emitir facturas y otros comprobantes de pago de manera electrónica.

A través del sistema de facturación electrónica, las empresas pueden emitir varios tipos de comprobantes, incluyendo:

• Facturas electrónicas
• Boletas de venta electrónicas
• Notas de crédito electrónicas
• Notas de débito electrónicas
• Guías de remisión electrónicas